Sylvain Le Roux
Le reporting ad hoc est un paradigme de Business Intelligence (BI) dans lequel des utilisateurs non techniques de Business Intelligence créent et diffusent des rapports. En d’autres termes, tout ce que l’utilisateur technique a à faire avec rapports ponctuels est de configurer la solution BI, de la lier aux sources de données, de définir les paramètres de sécurité et de décider quels objets les utilisateurs finaux peuvent voir. Les rapports réels sont ensuite préparés par les utilisateurs finaux de l’entreprise.
Pour les utilisateurs individuels et les entreprises, les rapports ad hoc présentent des avantages significatifs par rapport aux rapports prédéfinis. Les rapports ad hoc offrent des avantages distincts pour chaque entreprise (en plus de ses avantages généraux). Cependant, afin de tirer le meilleur parti des rapports ad hoc, le concepteur doit suivre quelques bonnes pratiques.
Rapports prédéfinis et rapports ad hoc
Les rapports prédéfinis exercent une pression considérable sur le service informatique. Un utilisateur doit soumettre une demande à un employé informatique qui est en charge des outils de business intelligence (BI). Le membre informatique code le rapport, le crée et l’envoie au demandeur. Selon la taille de l’entreprise et l’activité exacte à réaliser, ce processus peut prendre plusieurs jours.
Cette approche est gênante pour les TI car elle détourne leur attention de la mise en œuvre de solutions techniques pour leur entreprise. Dans les grandes entreprises, le service informatique automatise souvent une grande partie de cette procédure pour les rapports réguliers, mais les rapports ponctuels ne bénéficieront pas de cette automatisation. Le reporting ad hoc nécessite la configuration d’un outil de reporting par le service informatique, ce qui ne doit être fait qu’une seule fois. Les utilisateurs peuvent ensuite créer leurs propres rapports, qui sont généralement prêts en quelques secondes. Les capacités de création de rapports ad hoc dans les plates-formes de BI sont généralement destinées aux utilisateurs non techniques, supprimant ainsi l’exigence de formation pour les utilisateurs professionnels créant des rapports ad hoc.
Les avantages des rapports et analyses ad hoc
La charge de travail informatique est réduite
La nature en libre-service des rapports ad hoc accélère le processus de développement des rapports en permettant aux utilisateurs finaux de travailler avec des rapports sur mesure dans des domaines d’activité spécialisés sans avoir besoin de l’aide d’un développeur. Cela permet d’économiser du temps et de l’argent tout en réduisant le risque de conflits interministériels.
Conserve sa flexibilité dans un environnement commercial en constante évolution
L’analyse de données ad hoc permet aux utilisateurs finaux d’apporter des modifications en temps réel aux rapports. Les utilisateurs peuvent poser des questions et personnaliser les éléments de rapport pour répondre à leurs besoins et objectifs car les éléments de rapport sont choisis individuellement. Il est essentiel de répondre aux questions commerciales le plus rapidement possible, et l’un des avantages du reporting ad hoc est qu’il vous permet de suivre l’évolution constante de l’environnement commercial au fur et à mesure que le besoin s’en fait sentir.
Entièrement personnalisable
Alors que l’objectif du reporting d’entreprise ad hoc est d’obtenir et de maintenir une visibilité sur une large organisation, il est également crucial d’évaluer les options de personnalisation disponibles. Certains produits, par exemple, comportent des tableaux de bord intégrés avec des mises en page prédéfinies que vous pouvez personnaliser en fonction de vos besoins. Ainsi, vous pourrez gagner encore plus de temps et vous concentrer sur ce qui compte vraiment : la solution d’affaires que vous recherchez.
Du temps et de l’argent sont économisés
Parce que leur interface est simple mais puissante, les solutions de reporting ad hoc modernes sont conçues pour vous faire gagner d’innombrables heures. Les utilisateurs peuvent générer des visualisations interactives sans avoir à attendre un analyste professionnel ou, comme indiqué précédemment, le service informatique. Cet aspect de BI en libre-service, qui place l’utilisateur en charge complète d’un système piloté par les données, permet d’économiser de nombreuses heures de travail et des coûts car les utilisateurs n’ont pas à attendre les rapports et peuvent créer autant de types de rapports ad hoc qu’ils en ont besoin. .
Rapports ad hoc Meilleures pratiques
Détermine la question à laquelle le rapport doit répondre
Poser la question à laquelle vous souhaitez que le rapport réponde est la première étape de la création d’un rapport ad hoc. Cela implique également de vérifier si la question a déjà été répondue par un autre rapport. Même si un rapport existant répond déjà à cette question, la modification de l’apparence du rapport peut l’améliorer. Chaque fois que vous créez un rapport, gardez cette technique à l’esprit. Une condition préalable fondamentale pour le reporting ad hoc est de comprendre pourquoi vous en avez besoin et comment la réponse affectera votre organisation.
Tenir compte de la conception et de la mise en page du rapport
Des éléments de conception mineurs dans la disposition d’un rapport peuvent avoir un impact significatif sur la valeur pour le lecteur. Parce qu’ils limitent la quantité de données que le visualiseur doit digérer, l’ordre de tri, le schéma de regroupement et les critères de filtrage sont tous des considérations importantes dans la conception des rapports. Parce qu’elle peut entraîner une fatigue décisionnelle, la mise en page est particulièrement essentielle pour éviter que les gestionnaires ne soient submergés. Limiter à six le nombre d’indicateurs de performance clés dans un seul rapport est une méthode intelligente pour y parvenir. Vous pouvez toujours afficher plus de six composants de données au total, mais lors du choix d’une mise en page, vous devez établir une hiérarchie de leur pertinence esthétique.
Utilisation de modèles pour les rapports
Les utilisateurs finaux peuvent produire leurs propres rapports à tout moment avec des rapports ad hoc. Les utilisateurs finaux peuvent rapidement développer des modèles de rapports ad hoc avec des produits logiciels de business intelligence afin de réduire le temps de conception des rapports. Les utilisateurs finaux peuvent créer, formater et exporter des rapports ad hoc à l’aide de modèles prédéfinis (sans l’assistance du service informatique). Cette fonctionnalité permet à quiconque (utilisateurs finaux techniques et non techniques) de proposer des données à un tiers pour analyse ou de découvrir ses propres informations sur les données sans avoir à faire appel à quelqu’un d’autre pour créer le rapport.
Gardez les rapports simples en apparence
Déterminez le concept général du rapport afin de pouvoir le créer sans submerger le spectateur d’informations. Cela signifie que vous devez vous assurer qu’un seul rapport peut contenir toutes les données que vous souhaitez afficher. Si ce n’est pas le cas, vous devrez diviser les données nécessaires en plusieurs rapports. Une fois que vous avez déterminé que le nombre d’éléments de données dans un rapport ad hoc doit être réduit au minimum, l’étape suivante consiste à déterminer ceux qui sont requis. Vous devez tenir compte de votre public, en particulier de sa fonction et de son niveau de connaissance du sujet, pour ce travail.
Fournir un accès facile aux points de données consolidés
L’affichage de données agrégées en dehors du corps du rapport, comme dans un résumé de direction ou de section, est un moyen d’attirer l’attention sur celui-ci. Ces résumés se trouvent généralement près du haut d’un rapport, plutôt qu’en bas, qui est un endroit préférable pour les données agrégées. Les utilisateurs doivent pouvoir visualiser les détails des données agrégées immédiatement à partir du résumé. Dans cette situation, au lieu d’une page inférieure dans la hiérarchie des rapports, vous devez placer ces détails sur la même page ou sur une page homologue.
La mise en surbrillance en ligne de ces informations, en particulier pour les grands tableaux, est une autre approche pour rendre apparentes les données agrégées. Cette stratégie implique généralement l’utilisation d’une police de caractères en gras et d’une variété de couleurs, bien qu’elle puisse ne pas fonctionner avec certaines polices ou certains lecteurs ayant une mauvaise vision des couleurs. Dans la marge de gauche, des affichages graphiques d’informations peuvent également aider les utilisateurs à trouver des données agrégées.
Exemples d’analyses ad hoc dans le monde réel
Reporting ad hoc dans le Retail
Dans le commerce de détail, il est essentiel de suivre régulièrement les volumes de ventes afin d’améliorer les performances globales d’une boutique en ligne ou d’un emplacement physique. Un exemple de rapport ad hoc pourrait identifier certaines semaines où le volume des ventes était inférieur à la normale. En approfondissant les statistiques, vous pourriez en déduire que la demande était plus faible en raison de facteurs externes tels qu’une violente tempête qui a retardé les livraisons et entraîné de nombreuses annulations.
Reporting ad hoc dans le domaine de la santé
Nous pouvons également considérer les soins de santé comme un exemple de reporting ad hoc. Un médecin peut ne pas être en mesure de créer un rapport HTML ou d’effectuer une requête SQL, mais un outil de rapport peut fournir rapidement et simplement des données qui ne sont nécessaires qu’une seule fois, comme un rapport d’analyse sanguine ou le nombre de personnes admises aux urgences certain jour/semaine. L’analyse ad hoc a contribué à transformer le secteur de la santé.
Reporting ad hoc pour les ressources humaines
Dans l’environnement d’entreprise concurrentiel d’aujourd’hui, il est essentiel de produire des rapports de recrutement personnalisés, opportuns et précis. Les entreprises peuvent découvrir des lacunes dans leur gestion des ressources humaines et améliorer le niveau de satisfaction des employés à l’aide d’un exemple de rapport ad hoc des RH, ce qui est crucial compte tenu de la pénurie de talents dans tous les secteurs.
Conclusion
Pour les rapports en déplacement, nos outils, applications et tableaux de bord vous permettent de surveiller les données et de développer de nouvelles informations à l’aide de votre navigateur Web ou de votre tablette à tout moment, n’importe où, tout en sachant que la confidentialité et la sécurité de vos données sont protégées selon les normes les plus élevées. .
